Introduction

As we approach the January 2026 filing deadlines, many business owners have the same questions:

• What is a W-9 form?
• What is a 1099 form?
• When should I request a W-9?
• Who needs a 1099?
• What happens if I miss the deadline?

This guide explains the basics in simple terms so you can stay compliant and avoid IRS issues during filing season.

What Is Form W-9?

Form W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) is a form you request from a vendor or service provider to collect their:

• Legal name (individual or business)
• Business name (if applicable)
• Federal tax classification (Individual/Sole Proprietor, LLC, Partnership, S Corporation, C Corporation, etc.)
• Address
• Taxpayer Identification Number (TIN), which can be:
  • SSN (Social Security Number), or
  • EIN (Employer Identification Number)

Important note

A W-9 is not filed with the IRS by the payer. You keep it in your records and use it to prepare the correct year-end tax reporting.

Why Do Businesses Need W-9 Forms?

A completed W-9 helps your business:

1. Confirm the payee’s correct legal name and tax ID
2. Prepare accurate 1099 forms (when required)
3. Reduce filing errors and IRS notices
4. Stay organized and audit-ready

When Should You Request a W-9?

The best time to request a W-9 is:

Before you pay a contractor or vendor for the first time.

Waiting until January often leads to delays, missing information, and last-minute stress.

Best practices

Request a W-9:

• When onboarding a new contractor
• Before the first payment is issued
• When paying a new vendor by ACH, check, Zelle, or transfer
• When a vendor’s legal name or entity type changes

What Is a 1099 Form?

A 1099 is an IRS information return used to report certain payments made during the year.

For most small businesses, the most common one is:

Form 1099-NEC

Form 1099-NEC reports payments to independent contractors (non-employees) for services.

This is typically the form businesses need to issue and file in January.

Who Needs a 1099-NEC for January 2026?

In general, you may need to issue a 1099-NEC if all of the following apply:

• You paid $600 or more to a contractor during the 2025 tax year
• The payments were for services
• The worker was not your employee
• The contractor is typically an individual, sole proprietor, partnership, or certain LLCs
• The payments were made using methods such as:
  • cash
  • check
  • ACH
  • Zelle or bank transfer

Example: Total payments during 2025

If you paid a contractor $200 per month for services:

Month	Payment
January–December	$200 x 12 = $2,400

✅ Total paid in 2025 = $2,400

➡️ A 1099-NEC is required.

When Is a 1099 Not Required? (Common Situations)

There are some cases where a 1099 may not be required, depending on the situation.

Payments made by credit card or third-party processors

If you paid a contractor using:

• Credit card
• PayPal
• Venmo (business transactions)
• Stripe, Square, etc.

These payments are often reported by the payment processor on a different form (such as Form 1099-K), instead of being reported by the business owner on Form 1099-NEC.

Payments to corporations

In many situations, payments to C corporations and S corporations are not reported on Form 1099-NEC.

However, there are important exceptions and special cases, so it’s important to review each vendor’s tax classification.

Why W-9 Forms Are Critical for Accurate 1099 Filing

Without a W-9, you may be missing the information needed to file correctly, including:

• Correct legal name
• Entity type / tax classification
• Taxpayer ID number (SSN or EIN)

If the 1099 is filed with incorrect data, it may lead to IRS notices, penalties, and extra steps to correct the filing.

What If a Contractor Refuses to Provide a W-9?

If a contractor refuses to provide a W-9, you may face difficulties preparing required tax reporting.

In certain cases, the IRS rules may require backup withholding, which means withholding a portion of the payment and sending it to the IRS.

This is one reason why collecting W-9 forms early is strongly recommended.

Key January 2026 Deadlines (Reporting 2025 Payments)

Here are the key deadlines many businesses must follow:

Deadline	What It Means
January 31, 2026	Deadline to provide Form 1099-NEC to contractors
January 31, 2026	Deadline to file Form 1099-NEC with the IRS (most cases)

Common Mistakes to Avoid

These mistakes are some of the most common reasons 1099 filings get delayed:

• Requesting W-9 forms too late
• Not tracking contractor totals throughout the year
• Mixing up contractors vs. employees (1099 vs. W-2)
• Missing payments made outside your payroll system
• Having incorrect vendor names or tax IDs
• Not knowing which payment methods require reporting

Simple Checklist for Business Owners

Use this checklist to stay prepared:

• Collect W-9 forms before paying contractors
• Track total payments per contractor during the year
• Review which vendors are contractors vs. employees
• Confirm payment methods used (card vs. ACH/check)
• Prepare 1099s early (avoid last-minute filing issues)

Final Thoughts

W-9 and 1099 compliance is a key part of doing business in the U.S. The best way to stay on track is to request W-9 forms early, keep organized records, and review contractor payments before January deadlines.

Объяснение форм W-9 и 1099: что это такое, когда запрашивать и почему это важно 

Введение

С приближением январских сроков подачи отчетности в 2026 году многие владельцы бизнеса задают одинаковые вопросы:

• Что такое форма W-9?
• Что такое форма 1099?
• Когда нужно запрашивать W-9?
• Кому нужна 1099?
• Что будет, если пропустить срок?

Ниже — простое и понятное объяснение, которое поможет вам соблюдать требования IRS и избежать проблем в сезон отчетности.

Что такое форма W-9?

Форма W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) — это документ, который вы запрашиваете у подрядчика или поставщика услуг, чтобы получить:

• юридическое имя (физического лица или компании)
• название бизнеса (если есть)
• налоговую классификацию (Individual/Sole Proprietor, LLC, Partnership, S Corporation, C Corporation и т.д.)
• адрес
• идентификационный номер налогоплательщика (TIN), например:
  • SSN (номер социального страхования), или
  • EIN (идентификационный номер работодателя)

Важно

Форма W-9 не отправляется в IRS со стороны плательщика. Ее нужно хранить в своих документах и использовать для подготовки годовой отчетности.

Зачем бизнесу нужна форма W-9?

Заполненная форма W-9 помогает:

1. получить правильное юридическое имя и налоговый номер подрядчика
2. корректно подготовить формы 1099 (если требуется)
3. избежать ошибок и писем от IRS
4. иметь порядок в документах на случай проверки

Когда нужно запрашивать W-9?

Лучшее время для запроса W-9:

до первой оплаты подрядчику или поставщику услуг.

Если ждать до января, часто возникают задержки из-за отсутствующих данных и нехватки времени.

Рекомендации

Запрашивайте W-9:

• при начале работы с новым подрядчиком
• до первой выплаты
• перед оплатой через ACH, чек, Zelle или банковский перевод
• если изменилось юридическое имя или форма регистрации подрядчика

Что такое форма 1099?

Форма 1099 — это информационная форма IRS для отчетности по определенным выплатам за год.

Для большинства малых бизнесов самая распространенная форма:

Форма 1099-NEC

Форма 1099-NEC используется для отчетности по выплатам независимым подрядчикам за услуги.

Обычно ее нужно подготовить и подать в январе.

Кому нужна форма 1099-NEC в январе 2026?

В общем случае вам может потребоваться форма 1099-NEC, если выполняются все условия:

• вы выплатили подрядчику $600 или больше за 2025 год
• выплаты были за услуги
• подрядчик не является сотрудником
• подрядчик — физическое лицо, sole proprietor, partnership или некоторые LLC
• оплата производилась наличными, чеком, ACH, Zelle или переводом

Пример: общая сумма выплат за 2025 год

Если вы платили подрядчику $200 в месяц:

Месяц	Оплата
Январь–Декабрь	$200 x 12 = $2,400

✅ Итого за 2025 год = $2,400

➡️ Форма 1099-NEC требуется.

Когда 1099 может не требоваться (частые случаи)

Есть ситуации, когда форма 1099 может не требоваться, в зависимости от обстоятельств.

Оплата кредитной картой или через платежные системы

Если вы платили подрядчику через:

• кредитную карту
• PayPal
• Venmo (business)
• Stripe, Square и т.п.

Такие выплаты часто отражаются платежным сервисом на другой форме (например, 1099-K), а не вами на 1099-NEC.

Выплаты корпорациям

Во многих случаях выплаты C corporation и S corporation не требуют 1099-NEC, но существуют исключения. Поэтому важно проверять налоговую классификацию каждого подрядчика.

Почему W-9 важна для правильной подачи 1099

Без формы W-9 у вас может не быть необходимых данных:

• корректного юридического имени
• правильной классификации
• налогового номера (SSN или EIN)

Если форма 1099 подана с ошибками, это может привести к письмам IRS, штрафам и необходимости исправлений.

Что делать, если подрядчик отказывается предоставить W-9?

Если подрядчик не предоставляет W-9, это усложняет подготовку обязательной отчетности.

В некоторых случаях правила IRS требуют применять backup withholding, то есть удерживать часть оплаты и перечислять ее в IRS.

Поэтому рекомендуется собирать W-9 заранее.

Важные сроки в январе 2026 (отчетность за выплаты 2025 года)

Основные даты:

Дата	Значение
31 января 2026	Срок выдачи 1099-NEC подрядчикам
31 января 2026	Срок подачи 1099-NEC в IRS (в большинстве случаев)

Частые ошибки

Эти ошибки чаще всего приводят к задержкам:

• запрос W-9 слишком поздно
• отсутствие учета выплат подрядчикам в течение года
• путаница между сотрудниками и подрядчиками (W-2 vs 1099)
• пропуск платежей вне payroll
• неверные имена или налоговые номера
• незнание правил по способам оплаты

Простой чек-лист для владельцев бизнеса

• Запрашивайте W-9 до первой оплаты
• Отслеживайте общие выплаты по каждому подрядчику
• Проверяйте статус подрядчика (employee или contractor)
• Учитывайте способ оплаты (карта или перевод)
• Готовьте 1099 заранее, не в последний момент

Итог

Формы W-9 и 1099 — важная часть налоговой отчетности для бизнеса в США. Лучший способ избежать проблем — запрашивать W-9 заранее, вести аккуратный учет и заранее проверять выплаты подрядчикам перед январскими сроками.