Introduction

No business owner likes to think about the possibility of an IRS audit—but being prepared can make all the difference. An audit doesn’t always mean something is wrong; sometimes it’s just a routine review. Still, the process can be stressful if your records are incomplete or disorganized.

The good news? You can take proactive steps now to ensure your business is audit-ready year-round. Here’s a practical checklist you can save and refer to during tax season—and beyond.

1. Maintain Accurate and Complete Records

• Keep all invoices, receipts, and proof of payment for business expenses.
• Save bank and credit card statements for both business and personal accounts (if applicable).
• Use accounting software or a professional bookkeeper to keep records up-to-date.

Tip: The IRS generally recommends keeping business records for at least 3 years, and up to 7 years in certain situations.

2. Separate Business and Personal Finances

• Maintain a dedicated business bank account and credit card.
• Avoid mixing personal and business expenses—this is a red flag in an audit.
• If you accidentally use a business account for a personal expense (or vice versa), record it properly as an owner’s draw or contribution.

3. Keep Payroll Records in Order

• Retain W-2s, W-3s, 1099s, and payroll tax filings.
• Make sure all payroll taxes have been paid on time.
• Keep signed contracts and payment records for contractors.

4. Document All Income Sources

• Record all income, including cash payments, checks, and electronic transfers.
• Match deposits in your bank account to invoices in your records.
• Report any “miscellaneous” or one-time income accurately—leaving it out can trigger an audit.

5. Track Deductions Carefully

• Only claim legitimate business expenses.
• Keep mileage logs for vehicle deductions.
• Store detailed receipts for travel, meals, and entertainment expenses (with notes on the business purpose).

6. Reconcile Your Accounts Monthly

• Compare your bank and credit card statements with your accounting records each month.
• Investigate and fix any discrepancies promptly.
• Monthly reconciliations make it easier to spot fraud or errors early.

7. Stay Compliant with Sales Tax

• File sales tax returns on time and pay the correct amount.
• Keep resale certificates, exemption forms, and other documentation.
• Know your state’s rules for online or out-of-state sales.

8. Keep Copies of Filed Tax Returns and Supporting Documents

• Store copies of your tax returns and all documents used to prepare them.
• Include Forms 1099, W-2, receipts, depreciation schedules, and other key records.
• Consider keeping digital backups in secure cloud storage.

9. Review Your Books Before Filing

• Check for missing receipts, duplicate entries, or unexplained transactions.
• Verify that all accounts are reconciled.
• Review your financial statements with your accountant before submitting your return.

Conclusion

Being audit-ready isn’t just about surviving an IRS review—it’s about running your business with confidence and accuracy. When your records are complete and organized, tax season becomes much less stressful, and you’re better prepared for any financial decision.

At JK Accounting Group, we help business owners stay compliant, keep clean books, and prepare for tax season without the last-minute panic.

Audit-Ready Checklist (Save This!)

• All business income recorded and documented
• Receipts and proof of payment for all expenses
• Business and personal finances separated
• Payroll records complete and up to date
• Mileage logs maintained (if applicable)
• Sales tax records current and filed
• Bank and credit card accounts reconciled monthly
• Tax returns and supporting documents stored safely
• Accounts reviewed before filing taxes

Готов ли ваш бизнес к налоговой проверке? Чек-лист для спокойствия и уверенности

Введение

Ни один владелец бизнеса не любит думать о возможности налоговой проверки IRS — но готовность к ней может сыграть решающую роль. Проверка не всегда означает, что что-то не так; иногда это просто плановая процедура. Однако процесс может быть стрессовым, если ваши финансовые записи неполные или неорганизованные.

Хорошая новость в том, что вы можете заранее предпринять шаги, чтобы ваш бизнес был всегда готов к проверке. Вот практичный чек-лист, который можно сохранить и использовать не только в налоговый сезон, но и круглый год.

1. Ведите точный и полный учет

• Храните все счета, квитанции и подтверждения оплаты по деловым расходам.
• Сохраняйте выписки по банковским и кредитным счетам (как по бизнесу, так и по личным, если необходимо).
• Используйте бухгалтерское ПО или услуги профессионального бухгалтера для поддержания актуальности записей.

Совет: IRS рекомендует хранить бизнес-записи как минимум 3 года, а в некоторых случаях — до 7 лет.

2. Разделяйте бизнес и личные финансы

• Откройте отдельный банковский счет и кредитную карту для бизнеса.
• Избегайте смешивания личных и деловых расходов — это тревожный сигнал для проверяющих.
• Если вы случайно оплатили личный расход с бизнес-счета (или наоборот), правильно отразите это как изъятие или вклад владельца.

3. Соблюдайте порядок в документах по заработной плате

• Храните W-2, W-3, 1099 и отчеты по налогам на зарплату.
• Убедитесь, что все налоги с зарплаты уплачены вовремя.
• Сохраняйте подписанные контракты и записи о платежах подрядчикам.

4. Документируйте все источники дохода

• Записывайте все доходы, включая наличные, чеки и электронные переводы.
• Сопоставляйте депозиты в банк с выставленными счетами.
• Точно отражайте «прочие» или разовые доходы — их отсутствие в отчетности может вызвать проверку.

5. Тщательно отслеживайте вычеты

• Заявляйте только законные бизнес-расходы.
• Ведите журналы пробега для вычетов по автотранспорту.
• Храните подробные чеки на поездки, питание и представительские расходы (с указанием деловой цели).

6. Проводите ежемесячную сверку счетов

• Сравнивайте банковские и кредитные выписки с бухгалтерскими записями.
• Своевременно расследуйте и исправляйте расхождения.
• Ежемесячная сверка помогает вовремя выявлять ошибки и признаки мошенничества.

7. Соблюдайте требования по налогу с продаж

• Сдавайте декларации по налогу с продаж вовремя и в правильной сумме.
• Храните сертификаты для перепродажи, формы освобождения и прочую документацию.
• Знайте правила вашего штата для онлайн- и межштатных продаж.

8. Храните копии поданных налоговых деклараций и документов

• Сохраняйте копии налоговых деклараций и всех документов, использованных при их подготовке.
• Включайте формы 1099, W-2, чеки, графики амортизации и другие ключевые документы.
• Рассмотрите возможность хранения цифровых копий в защищенном облаке.

9. Проверьте бухгалтерию перед подачей

• Убедитесь, что нет пропущенных чеков, дублированных записей или необъяснимых транзакций.
• Проверьте, что все счета сверены.
• Обсудите финансовые отчеты с бухгалтером перед подачей декларации.

Заключение

Готовность к проверке — это не только способ безболезненно пройти аудит, но и признак уверенного и прозрачного ведения бизнеса. Когда ваши записи полны и упорядочены, налоговый сезон проходит без лишнего стресса, а вы готовы к любым финансовым решениям.

В JK Accounting Group мы помогаем владельцам бизнеса соблюдать все требования, вести чистую бухгалтерию и готовиться к налоговому сезону без паники в последний момент.

Чек-лист готовности к проверке (Сохраните себе!)

• Весь доход бизнеса задокументирован
• Есть чеки и подтверждения оплаты по всем расходам
• Личные и бизнес-финансы разделены
• Документы по зарплате в порядке
• Ведутся журналы пробега (если применимо)
• Налог с продаж уплачен и отчетность сдана
• Банковские и кредитные счета сверяются ежемесячно
• Налоговые декларации и сопутствующие документы сохранены
• Бухгалтерия проверена перед подачей налогов