Sales tax compliance is one of the most overlooked obligations for businesses selling products across state lines. Ignoring nexus laws—rules that determine when your business has a taxable presence in a state—can result in significant financial penalties. This blog explains what nexus is, why it matters, and how remote sellers can avoid costly mistakes.
What Is Nexus?
Nexus is the connection between a business and a state that triggers tax obligations. Traditionally, nexus was established through a physical presence, such as:
- Offices or warehouses
- Employees working in the state
- Sales representatives
However, with the rise of e-commerce, many states now recognize economic nexus, meaning that even without a physical presence, reaching a certain sales threshold can require you to collect and remit sales tax.
Economic Nexus: Remote Sellers Are Not Exempt
For remote sellers, nexus can be triggered by:
- Reaching a minimum sales amount (e.g., $100,000 annually)
- Completing a minimum number of transactions (e.g., 200 sales in a state)
Example: If your online store makes $120,000 in sales to California in a year, you exceed the state’s economic nexus threshold and must collect California sales tax, even if your business is physically located elsewhere.
Potential Costs of Ignoring Nexus
Failing to comply with nexus rules can lead to:
| Consequence | Description |
| Back Taxes | States can demand past sales tax, sometimes for multiple years. |
| Interest | States charge interest on unpaid taxes, adding up quickly. |
| Penalties | Some states impose penalties for late filing or failure to register, often ranging from 5%–25% of owed tax. |
| Audits | Non-compliance increases the likelihood of state audits, which are time-consuming and costly. |
Example: A business that sold $150,000 in Texas without collecting sales tax could owe $12,000 in back taxes, plus $1,800 in penalties and $500 in interest, totaling $14,300.
How to Protect Your Business
- Understand Your Nexus – Review where you have physical or economic presence.
- Register for Sales Tax – Register in states where nexus is established.
- Automate Sales Tax Collection – Use accounting software or third-party services to track and calculate taxes.
- Stay Updated – Nexus thresholds and rules can change frequently; monitor state legislation.
- Keep Detailed Records – Track sales, transactions, and tax filings to support compliance in case of audits.
Final Thoughts
Ignoring nexus is a risky choice. Many remote sellers underestimate how quickly economic nexus can apply and how costly back taxes, penalties, and interest can be. By proactively understanding your obligations, registering in required states, and implementing consistent record-keeping, you can avoid surprises and protect your business from unnecessary financial strain.
Стоимость игнорирования Nexus: Риск налога с продаж для удалённых продавцов
Соблюдение правил налога с продаж — одно из самых недооценённых обязательств для бизнеса, продающего товары в другие штаты. Игнорирование законов о nexus — правил, определяющих, когда у бизнеса возникает налогооблагаемое присутствие в штате — может привести к серьёзным финансовым штрафам. В этом блоге объясняется, что такое nexus, почему это важно и как удалённые продавцы могут избежать дорогостоящих ошибок.
Что такое Nexus?
Nexus — это связь между бизнесом и штатом, которая создаёт налоговые обязательства. Традиционно nexus устанавливался через физическое присутствие, например:
- Офисы или склады
- Сотрудники, работающие в штате
- Торговые представители
Однако с ростом электронной коммерции многие штаты теперь признают экономический nexus, что означает, что даже без физического присутствия, превышение определённого порога продаж может обязывать собирать и перечислять налог с продаж.
Экономический Nexus: удалённые продавцы не освобождены
Для удалённых продавцов nexus может активироваться при:
- Достижении минимальной суммы продаж (например, $100,000 в год)
- Выполнении минимального количества сделок (например, 200 продаж в штате)
Пример: Если ваш онлайн-магазин продаёт товаров на $120,000 в Калифорнии за год, вы превышаете порог экономического nexus штата и обязаны собирать налог с продаж, даже если ваш бизнес физически находится в другом месте.
Потенциальные последствия игнорирования Nexus
| Последствие | Описание |
| Просроченные налоги | Штаты могут требовать уплату налога за прошлые годы. |
| Проценты | Начисляются проценты на непогашенные налоги, что быстро увеличивает сумму долга. |
| Штрафы | Некоторые штаты налагают штрафы за позднюю подачу или отсутствие регистрации, часто от 5% до 25% от суммы налога. |
| Аудиты | Несоблюдение увеличивает вероятность аудита штата, что занимает много времени и дорого обходится. |
Пример: Бизнес, который продал товаров на $150,000 в Техасе, не собрав налог с продаж, может задолжать $12,000 налога, плюс $1,800 штрафов и $500 процентов, всего $14,300.
Как защитить свой бизнес
- Понимайте свой Nexus – определите, где у вас есть физическое или экономическое присутствие.
- Регистрация для налога с продаж – зарегистрируйтесь в штатах, где установлен nexus.
- Автоматизация сбора налога – используйте бухгалтерское ПО или сторонние сервисы для отслеживания и расчёта налогов.
- Будьте в курсе изменений – пороги и правила nexus могут часто меняться; следите за законодательством штатов.
- Ведите детальные записи – фиксируйте продажи, сделки и отчёты по налогам, чтобы быть готовыми к аудиту.
Заключение
Игнорирование nexus — рискованное решение. Многие удалённые продавцы недооценивают, как быстро может применяться экономический nexus, и насколько дорого могут обойтись просроченные налоги, штрафы и проценты. Проактивное понимание своих обязательств, регистрация в необходимых штатах и ведение точной отчётности помогут избежать неожиданных расходов и защитить бизнес от финансовых потерь.
