For wholesale business owners, understanding what qualifies as inventory versus a deductible expense is critical. Misclassifying purchases can trigger IRS audits, reduce your deductions, and create unnecessary accounting headaches. In this post, we break down the key rules and strategies to optimize your bookkeeping and tax deductions.

1. Inventory vs. Expense: The Basics

Inventory refers to items purchased for resale to customers. This includes raw materials, finished goods, or products you plan to sell. Inventory costs are capitalized and only deducted when sold (Cost of Goods Sold – COGS).

Expense includes items used to run the business but not for resale. This includes office supplies, shipping materials, small tools, or marketing costs. These are deducted immediately in the year they are incurred.

2. Why Misclassification is Risky

Incorrectly classifying inventory as an expense (or vice versa) can:

• Trigger IRS audits
• Cause underpayment or overpayment of taxes
• Create reporting inconsistencies and bookkeeping errors

For example, if you buy $50,000 of bulk products for resale but deduct it all immediately, the IRS may adjust your COGS and increase taxable income.

3. Small Tools and Low-Cost Items: The Section 179 or De Minimis Safe Harbor

Items like scanners, printers, or hand tools may be treated as either inventory or expenses. Safe harbor rules allow you to deduct items below a certain cost threshold (e.g., $2,500 per item for most small businesses under IRS rules) immediately, even if technically they could be capitalized.

4. How to Track and Organize Inventory vs. Expenses

1. Maintain separate accounts in your accounting software for inventory and expenses.
2. Record all purchases with invoices, receipts, and intended use.
3. Review monthly: Ensure inventory accounts match physical stock and adjust COGS when items are sold.
4. Document small tools and supplies clearly as expenses or capitalize using safe harbor limits.

5. Key Takeaways

• Inventory is capitalized and deducted via COGS when sold.
• Expenses are deducted immediately in the year incurred.
• Misclassification is a common audit trigger – stay organized!
• Use IRS safe harbor rules for small tools and low-cost items.
• Accurate bookkeeping ensures deductions are maximized and IRS-ready.

By understanding the difference between inventory and expenses and following proper documentation, wholesale businesses can minimize tax risks, avoid audits, and optimize their deductions.

Запасы или расходы? Что действительно можно вычитать у оптовых компаний

Избегайте одной из самых частых причин аудита в бухгалтерии оптовых компаний

Для владельцев оптового бизнеса важно понимать, что относится к запасам, а что — к расходам. Неправильная классификация покупок может вызвать проверку IRS, уменьшить вычеты и создать проблемы в учете. В этом посте мы разбираем основные правила и стратегии для оптимизации бухгалтерии и налоговых вычетов.

1. Запасы vs. Расходы: Основы

Запасы — это товары, приобретенные для перепродажи клиентам: сырье, готовая продукция или товары для продажи. Стоимость запасов капитализируется и вычитается только при продаже (COGS – себестоимость проданных товаров).

Расходы — это товары и услуги для ведения бизнеса, которые не предназначены для перепродажи: канцтовары, упаковочные материалы, мелкий инструмент, маркетинг. Они вычитаются в том же году, когда были понесены.

2. Почему неправильная классификация опасна

Неправильная классификация запасов и расходов может:

• Вызвать аудит IRS
• Привести к переплате или недоплате налогов
• Создать ошибки в отчетности и бухгалтерии

Например, если вы купили 50 000$ оптовых товаров для перепродажи, но списали их сразу, IRS может скорректировать COGS и увеличить налогооблагаемый доход.

3. Мелкие инструменты и недорогие предметы: Правила Section 179 и Safe Harbor

Предметы вроде сканеров, принтеров или ручного инструмента могут относиться как к запасам, так и к расходам. Правила Safe Harbor позволяют сразу списывать предметы ниже определенной стоимости (например, $2,500 за единицу), даже если их можно капитализировать.

4. Как отслеживать и организовывать запасы и расходы

1. Ведите отдельные счета в бухгалтерской программе для запасов и расходов.
2. Записывайте все покупки с квитанциями, счетами и назначением.
3. Проверяйте ежемесячно: сверяйте учет с фактическими запасами и корректируйте COGS.
4. Документируйте мелкий инструмент и расходники как расходы или капитализируйте по правилам Safe Harbor.

5. Основные выводы

• Запасы капитализируются и списываются через COGS при продаже.
• Расходы списываются сразу в году их понесения.
• Неправильная классификация – частая причина аудитов.
• Используйте правила Safe Harbor для недорогих предметов.
• Точный учет помогает максимально использовать вычеты и быть готовым к проверке.

Понимание разницы между запасами и расходами помогает снизить налоговые риски, избежать аудита и оптимизировать налоговые вычеты.