How to Track COGS (Cost of Goods Sold) the Right Way

➤ Accurate bookkeeping = accurate profit margins.

If you're running a business that sells products — whether physical goods, inventory items, or kits — understanding and properly tracking your Cost of Goods Sold (COGS) is essential to knowing your real profit margins.

In this article, we’ll explain what COGS really means, why it matters, how to calculate it, and how to track it accurately. You’ll also learn about tools and best practices that can help you avoid common mistakes and manage your business with more confidence.

What Is COGS?

Cost of Goods Sold (COGS) refers to the direct costs involved in producing or purchasing the products your business sells. These costs typically include:

• The purchase cost of inventory
• Freight and shipping costs to receive inventory
• Packaging costs
• Raw materials used in production
• Direct labor involved in assembling, customizing, or producing the goods
  
  

❗COGS does not include business overhead like rent, marketing expenses, or administrative payroll. It only includes the costs directly tied to the goods you sell.

Why Is Tracking COGS Important?

When tracked correctly, COGS helps you:

• Determine your real gross profit
• Set accurate pricing for your products
• Understand which products are profitable
• Track inventory turnover and efficiency
• Report accurate figures on your tax return
• Gain a clear picture of your business’s financial health
  
  

If your COGS is incorrect, it can result in:

• Overstated profits
• Underpaid taxes (and future penalties)
• Cash flow problems
• Poor inventory control
• Misleading financial reports
  
  

How to Calculate COGS

Here’s the basic formula used to calculate COGS:

COGS = Beginning Inventory + Purchases – Ending Inventory

Let’s walk through a simple example:

Suppose you start the month with $10,000 in inventory. During the month, you buy $6,000 in new products. At the end of the month, your remaining inventory is $8,000.

Then:

COGS = $10,000 + $6,000 – $8,000 = $8,000

This means your cost of goods sold for the month is $8,000.

What to Include in COGS vs. What to Exclude

Include in COGS:

• The cost of purchasing inventory for resale
• Freight or delivery fees to bring goods to your warehouse
• Packaging or labeling used for the product
• Raw materials used in production
• Direct labor involved in building or assembling the product
  
  

Do NOT include in COGS:

• Rent, utilities, or office supplies
• Marketing and advertising expenses
• Salaries of administrative staff or managers
• Bank or credit card fees
• Software subscriptions not related to inventory
  
  

COGS Varies by Business Type

• Retailers and eCommerce businesses should focus on tracking the cost of purchasing and reselling goods, including freight and packaging.
• Manufacturers need to include raw materials, direct labor, and any production-related costs.
• Dropshippers typically treat the supplier’s product price as their COGS.
• Service businesses that use physical products (like cleaning companies or repair services) should track the cost of items used while delivering the service.
  
  

Common Mistakes to Avoid

Avoid these common COGS-related issues:

• Mixing COGS with operating expenses like rent or admin salaries
• Forgetting to include freight, packaging, or production labor
• Using estimated inventory values instead of actual counts
• Not updating COGS monthly or quarterly
• Relying on the cash basis method when accrual accounting is more accurate
  
  

Tools and Tips to Track COGS Accurately

Recommended Software Tools:

• QuickBooks Online – allows tracking of inventory purchases and COGS automatically
• Shopify – integrates with inventory and COGS apps
• A2X – ideal for syncing Amazon or Shopify data with accounting platforms
• Xero, Wave, Zoho Books – also offer COGS and inventory management features
  
  

Best Practices:

• Set up a dedicated chart of accounts for COGS in your accounting software
• Reconcile inventory balances monthly
• Separate product sales from service income
• Regularly review and adjust inventory records
• Work with a qualified bookkeeper or accountant to ensure accuracy
  
  

Final Thoughts

Your profit margins are only as accurate as your COGS tracking. Whether you’re growing an eCommerce brand, running a local shop, or manufacturing your own products, taking control of your COGS is essential to making smarter business decisions.

If you’re unsure whether your COGS tracking is on the right path, we’re here to help.

Как правильно учитывать COGS (Себестоимость проданных товаров)

➤ Точная бухгалтерия = точная прибыль.

Если вы продаёте товары — физические продукты, наборы или инвентарь — вам необходимо правильно учитывать себестоимость проданных товаров (COGS), чтобы понимать реальную прибыль и финансовое состояние бизнеса.

В этой статье мы объясняем, что такое COGS, почему это важно, как правильно его рассчитать и какие инструменты помогут избежать ошибок.

Что такое COGS?

COGS (Cost of Goods Sold) — это прямые расходы на приобретение или производство товаров, которые вы продаёте. Включает:

• Закупочную цену товара
• Стоимость доставки на склад
• Упаковочные материалы
• Сырьё, использованное в производстве
• Прямой труд (если вы собираете или изготавливаете товар)
  
  

❗Не включайте в COGS аренду, маркетинг, административную зарплату и другие общие расходы.

Почему важно правильно учитывать COGS?

Точный учёт COGS помогает:

• Определить вашу валовую прибыль
• Установить правильные цены
• Управлять запасами и рентабельностью
• Правильно подать налоговую отчётность
• Получить объективную картину бизнеса

Ошибки могут привести к:

• Завышенной прибыли
• Неправильным налоговым данным
• Проблемам с денежным потоком
• Ошибочным решениям
  
  

Как рассчитать COGS?

Базовая формула:

COGS = Начальные запасы + Покупки – Конечные запасы

Пример:

Начало месяца: $10,000 в запасах

Покупки: $6,000

Конечные запасы: $8,000

Тогда:

COGS = 10,000 + 6,000 – 8,000 = $8,000

Что включать в COGS и что исключать

Что включать:

• Стоимость покупки товаров
• Доставка на склад
• Упаковка и маркировка
• Сырьё для производства
• Прямой труд (по сборке или изготовлению)
  
  

Что исключать:

• Аренда офиса или склада
• Реклама и маркетинг
• Зарплаты административного персонала
• Банковские комиссии
• Программы и подписки, не связанные с запасами
  
  

Учет COGS по типу бизнеса

• Ритейл и eCommerce — учитывайте стоимость товаров, доставку, упаковку
• Производство — включайте сырьё, труд и производственные расходы
• Дропшиппинг — используйте цену поставщика как COGS
• Услуги с использованием товаров — учитывайте стоимость расходных материалов
  
  

Типичные ошибки

• Смешивание COGS с операционными расходами
• Пропуск доставки или упаковки
• Использование приблизительных цифр
• Необновление данных ежемесячно
• Применение кассового метода, когда нужен начисленный
  
  

Инструменты и советы

Рекомендуемые программы:

• QuickBooks Online
• Shopify
• A2X (для Amazon и Shopify)
• Xero, Wave, Zoho Books
  
  

Советы:

• Используйте отдельные счета в бухгалтерии для COGS
• Сверяйте остатки на складе каждый месяц
• Отделяйте доход от услуг и продаж
• Работайте с профессиональным бухгалтером
  
  

В заключение

COGS — это основа финансовой отчётности и грамотного управления прибылью. Не уверены, правильно ли вы его отслеживаете? Мы поможем вам на каждом этапе.