Running an eCommerce business involves more than generating sales. Behind every order is a financial transaction that must be recorded correctly to ensure accurate reporting, tax compliance, and informed decision-making.

Many eCommerce businesses struggle with bookkeeping not because it is complex, but because online sales create unique challenges that traditional businesses do not face. In this article, we break down what eCommerce bookkeeping really involves, the most common mistakes we see, and how to manage sales platform data properly.

Why Bookkeeping Is Different for eCommerce Businesses

Unlike brick-and-mortar businesses, eCommerce sellers often deal with:

• Multiple sales platforms (Shopify, Amazon, Etsy, WooCommerce)
• Payment processors (Stripe, PayPal, Square)
• Sales tax collected in multiple states
• Refunds, chargebacks, and returns
• Platform fees deducted before payouts

If bookkeeping is done based only on bank deposits, financial reports will almost always be incorrect.

Common Bookkeeping Mistakes in eCommerce

1. Recording Only Bank Deposits as Income

Many business owners record only the net amount deposited into their bank account as revenue. This ignores platform fees, refunds, and taxes.

Example:

Description	Amount
Customer purchase	$100
Platform fee	-$5
Payment processing fee	-$3
Sales tax collected	-$7
Net deposit	$85

If only $85 is recorded as income, revenue is understated and expenses are missing.

Correct approach:

• Record $100 as gross income
• Record fees as expenses
• Record sales tax as a liability

2. Ignoring Returns and Refunds

Returns are common in eCommerce and must be tracked separately from sales.

Incorrect handling of returns can:

• Overstate revenue
• Distort profit margins
• Create issues during tax preparation

Returns should reduce gross revenue and be matched to the original sale period whenever possible.

3. Mixing Sales Tax with Income

Sales tax collected from customers is not income. It is money collected on behalf of the state.

Common mistake:

Including sales tax in revenue instead of recording it as a liability.

Correct treatment:

Sales tax should be recorded in a separate sales tax payable account and reconciled to filed returns.

4. Not Reconciling Platform Reports to Accounting Records

Sales platforms provide detailed reports that rarely match bank deposits exactly due to timing differences, rolling reserves, and refunds.

Without proper reconciliation:

• Financial reports become unreliable
• Errors accumulate over time
• Year-end cleanup becomes costly

Managing Sales Platform Data Correctly

Use Platform Reports, Not Just Bank Statements

Your bookkeeping should be based on:

• Sales reports from Shopify, Amazon, or Etsy
• Payment processor summaries
• Refund and chargeback reports

Bank statements should be used only to confirm payouts, not to calculate revenue.

Example: Monthly Platform Summary

Item	Amount
Gross sales	$25,000
Refunds	-$2,000
Platform fees	-$1,200
Payment processing fees	-$750
Net payout	$21,050

Your accounting system should reflect all components, not just the net payout.

Best Practices for eCommerce Bookkeeping

• Separate business and personal finances
• Track gross sales, not net deposits
• Record platform fees and payment fees separately
• Reconcile sales platforms monthly
• Track returns and chargebacks consistently
• Review reports monthly, not just at tax time

Why Accurate Bookkeeping Matters

Proper bookkeeping allows eCommerce owners to:

• Understand true profitability
• Prepare accurate tax returns
• Avoid sales tax issues
• Make informed pricing and inventory decisions
• Scale the business confidently

Bookkeeping is not just about compliance — it is a decision-making tool.

Final Thoughts

eCommerce bookkeeping requires a different approach than traditional businesses. Understanding how platforms, fees, taxes, and returns interact is essential for accurate financial reporting.

The earlier these systems are set up correctly, the fewer problems arise later — especially during tax season or business growth.

Бухгалтерский учет для eCommerce-бизнеса: что нужно знать

Ведение eCommerce-бизнеса — это не только продажи. За каждым заказом стоит финансовая операция, которая должна быть корректно отражена в учете для точной отчетности, налогового соответствия и принятия правильных управленческих решений.

Многие eCommerce-компании сталкиваются с проблемами в бухгалтерии не из-за сложности, а потому что онлайн-продажи создают уникальные задачи, которых нет у традиционного бизнеса. В этой статье мы разберем, что на самом деле включает бухгалтерский учет для eCommerce, самые распространенные ошибки и правильную работу с данными торговых платформ.

Почему бухгалтерия eCommerce отличается

В отличие от офлайн-бизнеса, eCommerce-продавцы обычно работают с:

• Несколькими торговыми платформами (Shopify, Amazon, Etsy, WooCommerce)
• Платежными системами (Stripe, PayPal, Square)
• Налогом с продаж в нескольких штатах
• Возвратами и чарджбэками
• Комиссиями платформ, удерживаемыми до выплаты средств

Если учет строится только на банковских поступлениях, финансовая отчетность почти всегда будет искажена.

Распространенные ошибки в бухгалтерии eCommerce

1. Учет только банковских поступлений как дохода

Многие владельцы бизнеса учитывают только чистую сумму, поступившую на счет, как выручку. При этом игнорируются комиссии, возвраты и налог с продаж.

Пример:

Описание	Сумма
Покупка клиента	$100
Комиссия платформы	-$5
Комиссия платежной системы	-$3
Налог с продаж	-$7
Чистое поступление	$85

Если учитывать доходом только $85, выручка занижается, а расходы не отражаются.

Правильный подход:

• Отражать $100 как валовой доход
• Учитывать комиссии как расходы
• Учитывать налог с продаж как обязательство

2. Игнорирование возвратов

Возвраты — обычное явление в eCommerce и должны учитываться отдельно от продаж.

Неправильный учет возвратов приводит к:

• Завышенной выручке
• Искаженной марже
• Ошибкам при подготовке налоговой отчетности

Возвраты должны уменьшать валовой доход и по возможности относиться к периоду исходной продажи.

3. Смешивание налога с продаж и дохода

Налог с продаж не является доходом бизнеса. Это средства, собираемые от имени государства.

Распространенная ошибка:

Включение налога с продаж в выручку.

Правильный учет:

Налог с продаж должен учитываться на отдельном счете обязательств и сверяться с поданными декларациями.

4. Отсутствие сверки отчетов платформ с бухгалтерией

Отчеты платформ редко совпадают с банковскими поступлениями из-за задержек, резервов и возвратов.

Без регулярной сверки:

• Отчетность становится недостоверной
• Ошибки накапливаются
• Исправления в конце года становятся дорогими

Правильная работа с данными торговых платформ

Используйте отчеты платформ, а не только банковские выписки

Бухгалтерский учет должен основываться на:

• Отчетах продаж Shopify, Amazon или Etsy
• Сводках платежных систем
• Отчетах по возвратам и чарджбэкам

Банковские выписки используются только для подтверждения выплат.

Пример ежемесячного отчета платформы

Показатель	Сумма
Валовые продажи	$25,000
Возвраты	-$2,000
Комиссии платформ	-$1,200
Комиссии платежных систем	-$750
Чистая выплата	$21,050

В учете должны отражаться все составляющие, а не только чистая выплата.

Лучшие практики бухгалтерии для eCommerce

• Разделяйте личные и бизнес-финансы
• Учитывайте валовые продажи, а не чистые поступления
• Отражайте комиссии отдельно
• Проводите ежемесячную сверку платформ
• Последовательно учитывайте возвраты и чарджбэки
• Анализируйте отчеты регулярно, а не только перед налогами

Почему точный учет важен

Корректная бухгалтерия позволяет владельцам eCommerce-бизнеса:

• Понимать реальную прибыльность
• Подготавливать точные налоговые декларации
• Избегать проблем с налогом с продаж
• Принимать обоснованные решения по ценам и запасам
• Уверенно масштабировать бизнес

Бухгалтерия — это не только соблюдение требований, но и инструмент управления.

Заключение

Бухгалтерский учет eCommerce требует иного подхода, чем традиционный бизнес. Понимание взаимодействия платформ, комиссий, налогов и возвратов критически важно для точной отчетности.

Чем раньше процессы будут выстроены правильно, тем меньше проблем возникнет в будущем — особенно в налоговый период или при росте бизнеса.