?unique=aaa636a)
Introduction
If your business sells goods to other retailers, wholesalers, or resellers, you’ve probably encountered resale certificates. These documents allow buyers to purchase items without paying sales tax, provided the goods will be resold.
For sellers, resale certificates are a powerful compliance tool — but also a potential risk. If collected incorrectly or not stored properly, your business may be held liable for uncollected sales tax, penalties, and interest.
This guide explains what to request from buyers, how to verify certificates, and the best practices for storing them safely.
1. What Is a Resale Certificate?
A resale certificate (sometimes called a “tax exemption certificate”) is a document issued by a state’s Department of Revenue that allows a buyer to purchase taxable goods without paying sales tax at the point of sale.
- It is valid only if the buyer intends to resell the items.
- Each state has its own rules and forms.
- Sellers must keep these certificates on file as proof during an audit.
2. What to Request from Buyers
When a customer presents a resale certificate, make sure it includes:
| Required Information | Details |
|---|---|
| Buyer’s name and address | Must match the information on file |
| Buyer’s sales tax ID number | Issued by the state where resale is claimed |
| Description of goods/services | What type of products will be resold |
| Statement of resale purpose | Confirmation that goods are for resale, not personal use |
| Signature and date | Certificate must be signed by the buyer |
Tip: Some states provide a standard resale certificate form, while others accept multi-state or streamlined versions.
3. How to Verify Certificates
- Check the Sales Tax ID: Many states allow you to verify IDs online through their Department of Revenue website.
- Confirm the State: A resale certificate is only valid for sales within that state, unless part of a multi-state agreement.
- Review Consistency: The certificate must be filled out completely and legibly.
- Be cautious: If the buyer’s purchase doesn’t align with their business (e.g., a clothing retailer presenting a certificate to buy office furniture), it may not qualify.
4. Storing Resale Certificates Safely
Proper storage is critical, because during a sales tax audit the burden of proof is on the seller.
Best practices:
- Keep certificates organized by buyer name.
- Store them digitally using encrypted software (like TaxDome or cloud storage with security features).
- Retain them for as long as required by state law (often 3–7 years).
- Update files when certificates expire or are renewed.
5. Risks of Non-Compliance
If you don’t have valid resale certificates on file, you (not the buyer) may be responsible for paying the uncollected sales tax, plus penalties and interest. Even honest mistakes — like missing signatures or expired certificates — can cost thousands of dollars.
Conclusion
Collecting and storing resale certificates properly is not just an administrative step — it’s a critical compliance requirement. By verifying the details, staying organized, and keeping digital records, you can protect your business during audits and avoid costly surprises.
Вы правильно собираете сертификаты на перепродажу от своих покупателей?
(Что запрашивать и как безопасно хранить)
Введение
Если ваш бизнес продаёт товары другим ритейлерам, оптовикам или перепродавцам, вы наверняка сталкивались с сертификатами на перепродажу (resale certificates). Эти документы позволяют покупателям приобретать товары без уплаты налога с продаж, при условии что товары будут перепроданы.
Для продавцов сертификаты на перепродажу — важный инструмент соблюдения правил, но также и источник риска. Если их собирать неправильно или хранить ненадёжно, ответственность за неуплаченный налог с продаж, штрафы и проценты может лечь на ваш бизнес.
1. Что такое сертификат на перепродажу?
Сертификат на перепродажу — это документ, выданный Департаментом доходов штата, который позволяет покупателю приобретать облагаемые налогом товары без уплаты налога в момент покупки.
- Действителен только при условии, что товары предназначены для перепродажи.
- Каждый штат имеет свои формы и правила.
- Продавцы обязаны хранить эти сертификаты как доказательство при налоговой проверке.
2. Что запрашивать у покупателей
При получении сертификата убедитесь, что он содержит:
| Необходимая информация | Подробности |
|---|---|
| Имя и адрес покупателя | Должны совпадать с регистрационными данными |
| Номер налогоплательщика (Sales Tax ID) | Выдан в штате, где заявлена перепродажа |
| Описание товаров/услуг | Какие товары будут перепродаваться |
| Заявление о цели перепродажи | Подтверждение, что товары не для личного использования |
| Подпись и дата | Сертификат должен быть подписан покупателем |
3. Как проверять сертификаты
- Проверьте Sales Tax ID: На сайтах налоговых органов многих штатов доступна онлайн-проверка.
- Уточните штат: Сертификат действителен только для сделок внутри этого штата (кроме случаев многоштатных соглашений).
- Проверьте заполнение: Должен быть заполнен полностью и разборчиво.
- Будьте внимательны: Если покупки не соответствуют бизнесу покупателя (например, магазин одежды предъявляет сертификат для покупки офисной мебели), сделка может не квалифицироваться.
4. Как безопасно хранить сертификаты
Хранение имеет ключевое значение, так как при налоговой проверке бремя доказательства лежит на продавце.
Лучшие практики:
- Организуйте сертификаты по имени покупателя.
- Храните в цифровом виде с использованием защищённого ПО (например, TaxDome или облачного сервиса с функциями безопасности).
- Сохраняйте их столько, сколько требует закон штата (обычно 3–7 лет).
- Обновляйте при истечении срока действия или замене сертификатов.
5. Риски несоблюдения
Если у вас нет действительных сертификатов на перепродажу, ответственность за неуплаченный налог, штрафы и проценты может лечь на вас, а не на покупателя. Даже простые ошибки — например, отсутствие подписи или просроченный сертификат — могут стоить тысячи долларов.
Заключение
Правильный сбор и хранение сертификатов на перепродажу — это не просто административная задача, а важное требование для соблюдения законодательства. Проверяйте данные, организуйте хранение и используйте цифровые решения, чтобы защитить свой бизнес и избежать неприятных последствий при проверках.
