Every business that sells on credit eventually faces a difficult question: What happens when a customer doesn’t pay?

Whether you’re a business owner or a financial professional, understanding how to account for bad debts is essential for accurate reporting and financial decision-making. Two main methods are used to handle uncollectible accounts: the allowance method and the direct write-off method.

But which one is better? The answer depends on your goal — whether it’s producing GAAP-compliant financial statements or preparing tax returns for the IRS.

In this guide, we’ll break down both methods, explain when and why to use each, and help you choose the right approach for your business.

What Are Bad Debts and Doubtful Accounts?

Bad debts refer to amounts owed to a business that are no longer expected to be collected. These can arise from customers going bankrupt, refusing to pay, or simply disappearing.

Doubtful accounts are receivables that may become uncollectible in the future — they haven’t failed yet, but warning signs are present.

How you account for these debts affects not just your income statement and balance sheet, but also your tax filings and cash flow forecasts.

The Allowance Method: A Forward-Looking Approach

The allowance method is based on estimating future losses. Businesses set aside a reserve (the Allowance for Doubtful Accounts) to reflect the expected amount of uncollectible receivables.

How it works:

• A Bad Debt Expense is recorded in the same period as the related revenue.
• A matching amount is added to a contra-asset account on the balance sheet.
• When a specific account is later confirmed as uncollectible, it is written off against the allowance.

Estimation techniques include:

• A percentage of credit sales
• Aging schedules of accounts receivable
• Historical default data

Example:

If you have $80,000 in receivables and estimate 4% will be uncollectible, you record $3,200 as Bad Debt Expense and increase the allowance account by $3,200. If a $700 invoice becomes definitively uncollectible, it is removed from Accounts Receivable and deducted from the allowance — without impacting net income again.

The Direct Write-Off Method: Simpler, but Less Accurate

This method does not involve estimating losses in advance. Instead, a bad debt expense is only recognized once a specific account is known to be worthless.

How it works:

• No allowance is created.
• Bad Debt Expense is recorded at the time of write-off.

Example:

If a $900 account becomes clearly uncollectible, you directly debit Bad Debt Expense and credit Accounts Receivable for $900.

While this method is straightforward, it fails to match expenses with revenues and can distort financial statements.

Why the Allowance Method Is Preferred for Financial Reporting

Under Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), the allowance method is required because it:

• Matches revenues and related expenses in the same period
• Provides a more accurate financial picture
• Makes reports more useful to investors, creditors, and management

Why the Direct Write-Off Method Is Required for Taxes

For IRS purposes, only actual bad debts — not estimates — are deductible. That’s why the direct write-off method is mandatory for tax reporting.

This means your company may need to maintain two separate systems:

• Use the allowance method for internal accounting and financial reporting
• Use the direct write-off method when preparing tax returns

Summary of Key Differences 

Here’s a simplified comparison to help you see how they differ:

• The allowance method is required by GAAP but not accepted by the IRS.
• The direct write-off method is accepted for taxes but not compliant with GAAP.
• The allowance method estimates future losses; direct write-off does not.
• The allowance method matches bad debt expense with revenue; direct write-off records it later.
• Direct write-off is simpler but can distort financial reporting.

Final Takeaway

Both methods serve a purpose. If you want clarity, transparency, and useful insights from your books — use the allowance method. If you're preparing tax returns — use the direct write-off method.

At JK Accounting Group, we guide you through both, ensuring your accounting supports your growth and stays compliant with the law.

──────────────

Метод резерва против метода прямого списания: какой подход выбрать для учёта и налогообложения

Любая компания, работающая с отсрочкой платежа, сталкивается с проблемой: что делать, если клиент не платит?

Существует два основных способа учета таких долгов: метод резерва и метод прямого списания. Каждый из них используется в разных ситуациях — в зависимости от цели: составление финансовой отчетности или налоговый учет.

В этом руководстве мы объясним, как работает каждый метод, когда применять каждый из них и как выбрать правильный подход.

Что такое безнадёжные и сомнительные долги?

Безнадёжные долги — это те суммы, которые компания с высокой вероятностью уже не получит.

Сомнительная задолженность — это долги, по которым есть риск непогашения в будущем.

Учет таких долгов влияет не только на прибыль и активы, но и на налоги и управленческие решения.

Метод резерва: подход с прогнозированием

Метод резерва предполагает оценку будущих потерь и создание специального резерва (счёта) для покрытия предполагаемых безнадежных долгов.

Как это работает:

• В текущем периоде признается расход по сомнительным долгам.
• Создается резерв на соответствующую сумму в балансе.
• Когда конкретный долг становится безнадежным, он списывается за счёт резерва, а не как новый расход.

Способы оценки:

• Процент от объема продаж
• «Старение» дебиторской задолженности
• Историческая статистика по неплатежам

Пример:

Если у компании $80,000 дебиторки и предполагается 4% потерь, то создается резерв в $3,200. Позже, если счёт на $700 признаётся безнадёжным, он списывается из резерва, без дополнительного расхода.

Метод прямого списания: проще, но менее точен

В этом подходе долги списываются только тогда, когда они точно признаны безнадёжными.

Оценка заранее не проводится.

Как это работает:

• Резервы не создаются.
• Расход по долгу признаётся только в момент списания.

Пример:

Если счёт на $900 признан безнадёжным, то он списывается напрямую: дебет расхода, кредит дебиторской задолженности.

Метод прост, но не отражает реальную финансовую картину.

Почему метод резерва предпочтителен в отчетности

Согласно стандартам GAAP:

• Метод резерва обеспечивает соответствие доходов и расходов
• Дает более точную оценку активов и прибыли
• Делает отчётность полезной для инвесторов, банков и руководства

Почему метод прямого списания обязателен для налогов

IRS разрешает списание только фактически безнадежных долгов. Оценки (как в методе резерва) не принимаются.

Это означает:

• Метод резерва — для бухгалтерской и управленческой отчетности
• Метод прямого списания — для налоговых деклараций

Краткое сравнение методов 

Основные отличия:

• Метод резерва обязателен по GAAP, но не подходит для налогов.
• Метод прямого списания обязателен для налогов, но не соответствует GAAP.
• Метод резерва основан на прогнозах, прямое списание — на фактах.
• Метод резерва обеспечивает сопоставление доходов и расходов.
• Прямое списание проще, но менее точно отражает финансовое состояние.

Заключение

Оба метода важны. Один — для прозрачной и полезной финансовой отчётности, другой — для соблюдения налоговых правил.

В JK Accounting Group мы помогаем бизнесам вести учёт правильно, с учетом всех требований и задач — от отчётности до налогов.